Obligaciones de los administradores de empresas y consecuencias derivadas de su incumplimiento

Es conocido que las sociedades tienen personalidad jurídica propia e independiente de sus socios y de sus administradores, pero no por ello hay que descuidar una serie de obligaciones mínimas que deben de ser cumplidas por los administradores para evitar posibles disgustos, sobre todo en épocas de crisis como la que desgraciadamente están conociendo muchas de ellas por el momento que estamos atravesando…

PREGUNTA. ¿Qué obligaciones debe cumplir un administrador de una sociedad limitada o de una sociedad anónima?

RESPUESTA. Antes de nada conviene diferenciar lo que es ser socio o dueño de la empresa de lo que es la figura de su administrador, porque no tiene por qué coincidir en la misma persona y las obligaciones de unos y otros son diferentes. Es decir, se puede ser socio y al tiempo administrador o se puede ser solamente socio o solamente administrador. Como digo, son distintas las obligaciones de unos y de otros.

Si nos centramos en las obligaciones de los administradores podemos decir que tiene una doble vertiente, por un lado, las hay frente a los propia empresa y los socio, por ser estos los dueños, los que los nombran y los que ponen las normas por las que se va a regir la sociedad, los llamados estatutos y, por otro, también hay obligaciones frente a terceros ajenos a la sociedad. 

Da igual que la empresa sea grande, pequeña o mediana, como da igual la actividad a la que se dedique y también e indiferente que sea administrador único, mancomunado, solidario o miembro de un consejo de administración; las obligaciones son comunes a todo administrador por el hecho de serlo.

P. Las obligaciones de los empresarios, todos sabemos que son muchas y variadas en la gestión del día a día, porque estar al frente de una empresa no es fácil y seguro que daría para mucho, pero ¿cuáles son las obligaciones básicas que siempre se deben de cumplir un administrador diligente y que no se pueden obviar de ninguna manera?

R. La Ley de Sociedades de Capital habla de que hay que estar a los deberes de diligencia, dedicación y lealtad, obligaciones o deberes que parecen muy genéricos pero que la propia Ley de Sociedades de Capital y el Código de Comercio se encargan de ir concretando para que se puedan reproducir, al menos en unos mínimos, en los estatutos que son las normas que rigen cada sociedad, todas las normas y obligaciones deben respetarse porque en caso contrario se va a poder exigir responsabilidad por los daños que se hayan podido causar, fundamentalmente a los socios.

En lo básico podemos decir que hay tres obligaciones capitales que deberían de cumplirse siempre a rajatabla para ser un buen empresario:

• La de formular las cuentas anuales en el plazo de tres meses tras el cierre de cada ejercicio.
• La de convocar a los socios a una Junta anual para que se puedan aprobar las cuentas antes del 30 de Junio.
• Y, en tercer lugar, la obligación de convocar a los socios a una Junta cuando económicamente las cosas van mal para que estos, como dueños de la empresa que son, puedan tomar medidas al respecto.  

Si se respetan estas tres normas y además se lleva una correcta organización y  custodia de los libros de actas, de socios y contables, podremos decir verdaderamente que el administrador tiene los deberes hechos y se asegurará de que no le hagan  responsable por el incumplimiento de obligaciones mercantiles.

P. Precisamente al respecto de las cuentas anuales y su aprobación, ¿se puede encargar a la gestoría que sean ellos los que las hagan o lo tienen que hacer necesariamente los administradores?

R. Es verdad que, en la práctica, los administradores quieren que sea la gestoría la que se encargue de todo, pero hay que saber que son los administradores los que deben convocar a los socios a una Junta anual para la aprobación de las cuentas, vale que sea nuestro gestor el que las prepare, pero es el administrador el responsable de su confección y presentación a los socios para que estos las puedan aprobar o rechazar en Junta de Socios, junta de la que se tiene que levantar un acta que además deben de firmar todos los socios asistentes. Esto conviene hacerlo porque, si no se hace, los socios pueden exigir responsabilidad al administrador. Es muy sencillo pero conviene hacerlo bien, porque cuando las cosas van bien no pasa nada, pero “cuando las cosas se tuercen” podemos encontrarnos con problemas muy serios, no solo con nuestros socios sino también con terceros, como he dicho antes.

P. Entonces, ¿siempre se debe de convocar Junta para aprobar las cuentas por el administrador?

R. Siempre se debe de convocar la Junta en la forma que se disponga en los estatutos, lo que normalmente será por correo certificado al domicilio de cada uno de los socios y con al menos 15 días de antelación, siempre antes del 30 de junio de cada ejercicio, no obstante, la Ley de Sociedades de Capital permite celebrar las Juntas sin previa convocatoria siempre que estén reunidos todos los socios que tengan el 100% de las participaciones o de las acciones e igualmente que por todos se acuerde la celebración de la Junta, ya sea para aprobar las cuentas o para tratar cualquier otro asunto que deseen, en este caso estaremos ante lo que la Ley denomina “Junta Universal”.

    Lo que si se debe hacer siempre en todas las Juntas y, es inexcusable, es levantar acta de la celebración, donde se recojan los asistentes, los puntos tratados y los acuerdos adoptados y donde se recoja la firma de todos los socios asistentes. Para el caso particular de la aprobación de cuentas debe reflejarse en el acta el resultado económico del ejercicio, ya sea de beneficio o de pérdidas y a que se va a destinar, es decir, si se va a repartir el beneficio obtenido entre los socios o si se va a dejar en reservas para la empresa.

P. Y una vez que se celebra Junta y se aprueban las cuentas hay que llevarlas al Registro Mercantil, ¿verdad?

R. Así es. La Ley de Sociedades de Capital establece que la Junta para aprobación debe celebrarse dentro de los seis primeros meses de cada ejercicio (art. 164.1) y tras su aprobación, para que se puedan depositar las cuentas en el RM, dentro del siguiente mes, el administrador debe emitir y firmar un certificado en el que figuren, entre otros puntos:

- Cuando se ha celebrado la Junta,

- Qué socios han asistido.

- Como se han aprobado los acuerdos.

- El resultado económico y a que se va a aplicar.

Es precisamente con este certificado que se emite para el RM donde nos podemos encontrar con serios problemas cuando las cosas van mal y donde hay que tener un especial cuidado.

P. ¿A qué problemas te refieres?

R. Pues que en la práctica, por inercia, sobre todo en sociedades pequeñas, familiares,  por la confianza que hay entre los socios y los administradores, suele pasar que nuestra gestoría es la que emite el certificado de aprobación de cuentas que se firma sin más por el administrador para que se puedan depositar las cuentas en el Registro Mercantil, pero sin que en realidad se haya celebrado Junta, o bien, otras veces, se está firmando y certificando que se ha celebrado Junta Universal cuando en realidad no han estado presentes todos o ninguno de los socios. Es decir, nos encontramos con situaciones en las que no existe Acta de la celebración de la Junta y sí que se firma el certificado por el administrador y esta situación puede ser aprovechada por algún socio descontento que le exija responsabilidad, inclusive penal. Lo que supone en la práctica un verdadero problema porque el Código Penal tiene previsto un delito de falsificación de documento mercantil, como lo es este certificado, con penas que pueden alcanzar hasta 3 años de prisión (regulados en los artículos 390 y 392 del Código Penal),

P. Hemos hablado de las cuentas anuales y como aprobarlas para no tener problemas con los socios pero antes has comentado también que hay que tener especial cuidado cuando la empresa va mal y que también hay que actuar, ¿verdad?

R. Sí. Porque no solo de cara a los socios se tiene responsabilidad sino que, sobre todo,  de cara a terceros que pueden exigir a los administradores que paguen las deudas de la sociedad si esta no puede hacerlo (art. 367 de la LSC). En este caso hay que tener muy presente que es obligación de los administradores convocar Junta en el plazo de dos meses cuando se está en causa de disolución. En concreto, nos dice la Ley de Sociedades de Capital en su artículo 363 que existe causa de disolución (entre otras situaciones) cuando tenemos “pérdidas que dejen reducido el patrimonio neto de la empresa en menos de la mitad del capital social”. Esta Junta es necesaria para que los socios puedan adoptar acuerdos que reequilibren el patrimonio neto de la empresa o bien, para que acuerden la disolución.

    Tras la convocatoria para esta Junta, si no comparecen los socios a la Junta o si, pese a comparecer el dia señalado, no se adopta alguno de los acuerdos anteriores por parte de los socios, el administrador debe solicitar la disolución en el Juzgado porque de otra manera responderá de las nuevas deudas que asuma la sociedad.

    Esta regla es general y siempre será así, salvo que sea necesario presentar el concurso de acreedores tal como prevé el art. 367 de la Ley de Sociedades de Capital.

P. ¿Y cuando surge la necesidad o la obligación de presentar el concurso de acreedores?

R. Pues en los casos en los que la situación sea tan grave que ya “no se puedan atender o cumplir regularmente con las obligaciones exigibles” (art. 2 del Texto Refundido de la Ley Concursal), esto es, cuando ya no se puede pagar puntualmente a los proveedores, trabajadores, préstamos o cualesquiera otra obligación exigible de la empresa.

    Y en este caso, ojo también con no atender a esta obligación de presentar el concurso en plazo y dejar a la empresa simplemente inactiva, porque cualquier acreedor (proveedor, trabajador, entidad financiera…) podría pedir o instar el concurso de acreedores necesario y, en este caso, el administrador podría responder con su patrimonio personal de todas las deudas de la empresa al presumirse por Ley que ha generado o agravado la insolvencia de la empresa por el hecho de no presentar el concurso de acreedores en plazo.  

P. Y para terminar, ¿qué consejo podemos ofrecer a nuestro oyentes que tengan un negocio o que estén pensando en iniciarse como empresarios?

R. Pues que antes de empezar se aseguren de que la estructura jurídica que eligen o que ya tienen es la que mejor se adapta a sus necesidades personales y económicas. Lógicamente no es lo mismo explotar un negocio solos, como autónomos, que compartido, ya sea en comunidad de bienes o a través de una sociedad limitada, anónima o de cualquier otra forma jurídica de las que nos ofrece la Ley. Es muy importante saber a qué estamos obligados en cada caso y a lo que nos exponemos si las cosas se tuercen y para eso hay que asesorarse adecuadamente, no solo los que empiezan como empresarios sino los que tienen ya su empresa, todo para prevenir problemas innecesarios, especialmente en momentos como los que ahora, por desgracia, les toca vivir a muchos empresarios.